هل تساءلت يوماً عن كيفية تنفيذ المشروع في وفاق وما هي الخطوات التي يمر بها أي مشروع؟
لطالما رأينا النتائج لكن خلف هذه النتائج يوجد دورة عمل طويلة وفريق عمل يعرف كل واحد منهم مهامه ومسؤولياته بشكل واضح، في هذه المدونة سنحاول تلخيص أبرز الخطوات التي يقوم بها فريق العمل عند تنفيذ أي مشروع
الاحتياج:
- هي نقطة البداية لأي مشروع ونعمل على تحديد الاحتياج ومعرفة أسبابه ونتائجه ونعمل على اقتراح مشاريع كحل للاستجابة المثلى لهذا الاحتياج، وتمر المقترحات بفترة مناقشة حتى الوصول الى المقترح الأمثل، كما يتم مناقشة المقترح مع الجهات الأخرى في حال تنفيذها لمشروع مماثل أو قريب له استفادة من تجارب الغير.
تحديد نطاق المشروع:
- بعد الوصول الى مقترح مشروع أمثل للاستجابة لاحتياج ما أو حلاً لمشكلة معينة يتم تحديد نطاق المشروع من تحليل للمشكلة وآلية التدخل لحلها وتحديد الأهداف والمخرجات والشريحة المستفيدة ومكان التنفيذ، وبعدها يتم عرض مقترح المشروع على مجلس الإدارة لإعطاء موافقة مبدئية يتم على أساسها إعداد دراسة المشروع وتخطيطه بكامل تفاصيله.
إعداد دراسة المشروع وتخطيطه:
في هذه المرحلة يتم دراسة كافة تفاصيل المشروع بشكل دقيق حيث يتم دراسة الأمور التالية:
- تحديد الأهداف والمخرجات بشكل واضح ودقيق
- تحديد المؤشرات التي سنستخدمها لمعرفة مدى تحقيقنا لمخرجاتنا.
- دراسة الشريحة المستفيدة والحصول على معلومات تفصيلية عنها.
- وضع خطة للموارد (موارد بشرية – موارد أخرى)
- تحديد المنتجات والخدمات المطلوبة للمشروع ووضع خطة للشراء وتحليل الموردين المحتملين.
- وضع خطة للرقابة والتقييم.
- تقسيم المشروع الى نشاطات زمنية وتحديد المسؤوليات وتوزيعها على المسؤولين وتحديد الزمن المطلوب لتنفيذ المشروع مع توضيح المسار الحرج.
- تحليل المخاطر التي قد تحيط بالمشروع وتحديد مستوياتها ووضع خطة للوقاية من هذه المخاطر.
- تحديد آلية التواصل بين كافة المستويات في المشروع.
- وضع خطة إعلامية لتوثيق المشروع.
- تحديد ملفات التنفيذ اللازمة لتنفيذ المشروع
- إعداد موازنة تقديرية للمشروع.
تساعد هذه المرحلة المعنيين باتخاذ القرار وفقاً لنتائج الدراسة كما تساعد على إعداد خطة لتامين الدعم اللازم لتنفيذ المشروع من حملة جمع تبرعات ومخاطبة الجهات المانحة والمتبرعة وغيرها..
تنفيذ المشروع:
يبدأ بموافقة مجلس إدارة المؤسسة على المشروع ويتم الاعتماد على الخطة والدراسة المعدّة مسبقاً للتنفيذ ويتم خلال هذه المرحلة:
- تشكيل الفريق اللازم لتنفيذ المشروع والتواصل معهم وتحديد مسؤولياتهم بشكل واضح والتأكد من فهم كل واحد منهم لمهامه وفهمه لآلية التواصل المحدد ضمن المشروع
- متابعة تنفيذ المشروع وفق الخطة المحدد له.
- إدارة التغيير حيث لا يخلى أي مشروع من تغييرات قد تطرأ عليه ويتم إدارة هذه التغييرات عن طريق التواصل بشكل جيد بين كافة مستويات المشروع.
- الرقابة والتقييم من قبل عنصر خارجي
- الاستفادة من الرقابة والتقييم للحصول على نتائج أفضل والتصحيح المستمر طوال مدة تنفيذ المشروع.
- توثيق كافة الخطوات وأرشفتها.
يتم تنفيذ كافة عمليات الدفع والشراء والتعاقد والتوظيف وفقاً لسياسات المؤسسة الموضوعة مسبقاً
إنهاء المشروع:
هي المرحلة النهائية للمشروع ويتم خلالها:
- إنهاء كافة التعاقدات المبرمة خلال المشروع.
- أرشفة كافة وثائق المشروع.
- إعداد التقارير الختامية والمرئية وترصيد الحسابات ودفع المستحقات.
- تقييم لنتائج المشروع.
- الاستفادة من التغذية الراجعة واستخلاص دروس مستفادة للمشاريع القادمة.
تنفذ جميع هذه الخطوات بشكل أساسي لكن قد تختلف المدة اللازمة لإنجاز هذه الخطوات وفقاً لعوامل منها حجم المشروع ومدى سرعة الاستجابة للمشكلة مثال على ذلك لا يمكن التخطيط لمشروع الاستجابة من الكوارث لمدة 15 يوماً قبل التدخل بينما قد يأخذ التخطيط للمشاريع الاستراتيجية والبناء والبنية التحتية وقتاً أطول.
أخيراً، العمل الإنساني هو اختصاص بحد ذاته واتخاذ القرار فيه يكون قرار جماعي مستنداً إلى دراسات وبيانات واضحة ودقيقة.
نسأل الله السداد والتوفيق في العمل
إعداد مكتب المشاريع